2018 2월 주제 - 전자문서 관리 시스템
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작성일 18-02-05 21:30
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안녕하세요
랩장입니다.
벌써 2월 주제 선정이네요.~!
정말 시간이 빨리 가는듯 합니다.
이번 2월 주제는 전자문서 관리 프로세스를 분석해 보겠습니다.
2017년엔 Concept 정도만 고민했었는데, 이번에는 좀 심도있게 고민해 볼 생각입니다.
해서, 어떻게 하면 쉽게 AWS 스토리지를 활용하여 문서관리를 할 수 있을까?
고민으로 시작해서, 현실적인 대응 방안을 고민해 보고 공유하도록 하겠습니다.
(#. 잘 만들어지면, AWS 와 협의해서 3월 중순경에 좋은 자리 만들어 보겠습니다.^^)
1. 왜? 전자문서 관리 프로세스가 필요한가?
- 업무 형태가 스마트해 지면서 전자문서의 필요성이 대두되었습니다.
- 오프라인의 실물증빙을 없애는 것이 아닌, 전자문서의 병행 사용으로 스마트한 관리를 할 수 있습니다.
- 관련된 사람을 누구나 볼 수 있도록 하여 보다 빠른 의사소통을 구현할 수 있습니다.
[출처 : FI 연구소, SAP 와 AWS 의 연결을 통해 가성비 좋은 프로세스 고민]
2. 저희가 정의한 전자문서란 무엇인가?
- 일반적으로 회계팀에서 사용하는 증빙파일(법인카드/전자세금계산서 등)도 전자문서입니다.
- 계약을 위한 사내에서 정리된 기안문서파일도 전자문서 파일입니다.
- 실제 계약서에 대한 문서도 전자문서파일입니다.
- 그 외 회사에서 필요한 모든 문서파일을 전자문서라 칭합니다.
3. 우리회사는 어떻게 전자문서를 관리하는가?
3-1) 일반적으로 그룹웨어에 올려서 관리합니다.
3-2) 별도의 전자문서 관리 솔류션을 사용하여 사용합니다.(=Open text 등)
3-3) 프린트물로 출력하여, 창고에 보관합니다.
3-4) 자체 화일 서버를 두어 통합 관리합니다.
3-5) 관련담당자 개인의 PC 에 개별적으로 관리합니다.
※ 여러분들 회사는 어떠신지? 댓글 주시면 포인트 선물 드리는거 아시죠.^^
4. 현재 상황에서의 FI 연구소 생각?
- 저희는 AWS 의 스토리지가 저렴하다고 하여 이를 활용해볼 생각입니다.
- 반드시 AWS 클라우드가 아니어도 관리가 가능하도록 해볼 생각입니다.
- 어디서든 볼 수 있도록 해볼 생각입니다.(=SAP 내부, Web, 모바일 등)
- 보안은 AWS 의 정책에 맞게 만들어 AWS 보안을 따라갈 생각입니다.
결론적으로, 전자문서 관리 프로세스를 보다 좀 체계적으로 관리할 수 있도록 정립하고,
분석하고, 확인한 내용들을 정리하여 최적의 프로세스를 만들어가볼 생각입니다.
그 후 멋있게 공유하겠습니다.!^^ 함께 만들어 보시죠.!
감사합니다.
