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2월 주제 - 전자문서 관리 시스템

admin 님 | 2018.02.05 21:30 | 조회 1263| 포인트0 | 공감 0
안녕하세요
랩장입니다. 

벌써 2월 주제 선정이네요.~!
정말 시간이 빨리 가는듯 합니다. 

이번 2월 주제는 전자문서 관리 프로세스를 분석해 보겠습니다. 
2017년엔 Concept 정도만 고민했었는데, 이번에는 좀 심도있게 고민해 볼 생각입니다. 
해서, 어떻게 하면 쉽게 AWS 스토리지를 활용하여 문서관리를 할 수 있을까? 
고민으로 시작해서, 현실적인 대응 방안을 고민해 보고 공유하도록 하겠습니다. 
(#. 잘 만들어지면, AWS 와 협의해서 3월 중순경에 좋은 자리 만들어 보겠습니다.^^)

1. 왜? 전자문서 관리 프로세스가 필요한가? 
 - 업무 형태가 스마트해 지면서 전자문서의 필요성이 대두되었습니다. 
 - 오프라인의 실물증빙을 없애는 것이 아닌, 전자문서의 병행 사용으로 스마트한 관리를 할 수 있습니다.
 - 관련된 사람을 누구나 볼 수 있도록 하여 보다 빠른 의사소통을 구현할 수 있습니다.


[출처 : FI 연구소, SAP 와 AWS 의 연결을 통해 가성비 좋은 프로세스 고민]

2. 저희가 정의한 전자문서란 무엇인가? 
 - 일반적으로 회계팀에서 사용하는 증빙파일(법인카드/전자세금계산서 등)도 전자문서입니다.
 - 계약을 위한 사내에서 정리된 기안문서파일도 전자문서 파일입니다. 
 - 실제 계약서에 대한 문서도 전자문서파일입니다. 
 - 그 외 회사에서 필요한 모든 문서파일을 전자문서라 칭합니다.

3. 우리회사는 어떻게 전자문서를 관리하는가?
 3-1) 일반적으로 그룹웨어에 올려서 관리합니다. 
 3-2) 별도의 전자문서 관리 솔류션을 사용하여 사용합니다.(=Open text 등)
 3-3) 프린트물로 출력하여, 창고에 보관합니다.
 3-4) 자체 화일 서버를 두어 통합 관리합니다.
 3-5) 관련담당자 개인의 PC 에 개별적으로 관리합니다. 
 여러분들 회사는 어떠신지? 댓글 주시면 포인트 선물 드리는거 아시죠.^^

4. 현재 상황에서의 FI 연구소 생각?
 - 저희는 AWS 의 스토리지가 저렴하다고 하여 이를 활용해볼 생각입니다.  
 - 반드시 AWS 클라우드가 아니어도 관리가 가능하도록 해볼 생각입니다. 
 - 어디서든 볼 수 있도록 해볼 생각입니다.(=SAP 내부, Web, 모바일 등)
 - 보안은 AWS 의 정책에 맞게 만들어 AWS 보안을 따라갈 생각입니다.
 
결론적으로, 전자문서 관리 프로세스를 보다 좀 체계적으로 관리할 수 있도록 정립하고,
분서하고, 확인한 내용들을 정리하여 최적의 프로세스를 만들어가볼 생각입니다. 

그 후 멋있게 공유하겠습니다.!^^ 함께 만들어 보시죠.!

감사합니다. 
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저희쪽에서는 모바일 App을 통해 촬영한 영수증은 AWS나 MS 애저쪽에 저장해서 SAP에서 경비처리에 활용하는 솔루션을 제공하고 있습니다.
03.10 14:26 | gokdh7님 | 신고
0 0
댓글 1
aws 에 이어, ms 까지 만드셨군요.! 거기에 app 까지.~!대단하십니다.!
조만간, aws 행사 계획되어 있으니. 그때 또 인사 나누시죠.~!

개인적인 생각인데, FI 연구소 내에서도 솔류션 자랑하는 행사 있었으면 좋겠네요.^^

고민한번 해보세요.~ 잘 만들어서 홍보하고...좋은 기회도 만들어보시고요!
감사합니다.
03.12 17:45 | 신고
입력상자 늘리기

3-1, 3-3, 3-4, 3-5에 모두 해당하네요..

내부 기안은 그룹웨어로 관리되고 있고 관련문서는 출력해서 창고에 박아놓고 있으며 그걸 스캔해서 담당자 PC에 보관을 하는데 작년에 랜섬웨어 당해서 클라우드 서버 하나 구축해서 거기다가 백업하거든요..


02.12 16:50 | 4erin님 | 신고
0 0
댓글 2
회사에서는 이게 문제가 있는건지 아닌건지 인식을 못하고 있어서 기술적인 이슈는 아닌것 같아요 ㅎㅎ
예전 랜섬웨어로 한 부서 전자문서 97%가 손상됐는데도 시큰둥 하더라구요..
02.19 11:59 | 신고
이런..! 정말 악조건이네요.ㅠ
걱정되는 부분에 대해 모두하고 계신듯 합니다 .
정말 걱정스러운 부분은 개인 PC 에 보관한다는 것인데, 이부분은 클라우드서버를 구축하여 보존한다니.ㅠ
이번 2월주제로 진행하는 전자문서 관리시스템을 잘 활용하시면 좋은 효과를 보실듯 하네요!
크게 변동없이 관리하는 부분이니, 참고하시기 바랍니다.

참고로, 현재의 시스템부분이 정책적인 부분인것인지? 아닌 기술적인 이슈로 처리를 못하는 것인지?
좀 궁굼해 지네요.!

3월 오프모임에서 꼭 인사나누고 싶습니다.~^^
댓글에 대한 포인트 선물은 보내드릴게요.~!
감사합니다.
02.12 21:03 | 신고
입력상자 늘리기
저희는 그룹웨어로 관리하고 있습니다. 특별한 이슈는 없지만 문서레이아웃이나 기준 등이 바뀌면 그룹웨어업체에게 개발요청을 한다?요정도만 이슈인거 같습니다. 몇군데 회사를 다녔지만 그룹웨어만 사용해봤습니다ㅎ
02.09 09:28 | taboo001님 | 신고
1 0
댓글 2
네 그룹웨어를 사용하면서 유연성 부분은 이슈가 있습니다.
현업에서 요구하는 사항이 갈수록 많아지면서 문서도 많아지고 그룹웨어 자체가 무거워지는건
저희도 가지고 있는 고민입니다.
02.09 15:15 | 신고
감사합니다.
보통 그룹웨어에 올리는 것이 통상적인데, 그 부분이 부담으로 돌아오는 부분이 있는듯 합니다.
그룹웨어가 무거워 지는 듯한 느낌으로요.^^ 유연성에서도 좀 떨어지는듯 하고요.~!
여하튼 그룹웨어도 좋은 방법중에 하나일듯 합니다.

좋은 의견 감사하고, 조만간 포인트 선물 보내드릴게요.^^
감사합니다.
02.09 10:36 | 신고
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